Bonjour à tous,
Petit rappel de rentrée 🙂
Suite à des litiges clients et dans une volonté de sécuriser vos relations commerciales (et de nous mettre en conformité), nous vous rappelons la procédure de GDS concernant la contractualisation client et la facturation. Toute vente (de prestation, de marchandises …) de plus de 1000 € HT doit faire l’objet d’une contractualisation qui devra être transmise lors de votre demande de facturation.
Concrètement, cela signifie que vous devez établir un devis, le faire signer par votre client avec la mention « bon pour accord » /si le client accepte le devis par mail « Bon pour acceptation mentionnant la référence du devis », et nous le transmettre (en l’enregistrant sur un document Word).
Pour le transmettre : Au moment ou vous réalisez votre facture sur Louty, vous l’enregistrez dans l’onglet fichier (qui apparaît au moment on l’on enregistre sa facture client)
Les documents contractuels tels que les contrats de prestations, les conventions de formation, marché publics… sont également acceptés, mais peuvent nécessiter de transmettre une demande de facturation complémentaire pour plus de précisions. Si vous n’avez pas de devis, avec votre client, mais un document contractuel, vous devez le préciser dans votre facture : Utiliser l’article spécial « titre » et mentionnez : selon convention, contrats… signé le … (cela m’évitera de vous demander le devis signé et donc de rallonger le délai de confirmation de votre facture).
Le devis doit présenter tous les éléments nécessaires à la facturation…
- Date et numéro du devis
- Nom du client et adresse
- N° de TVA Intracommunautaire (si le client en possède un)
- Détail des prestations
- Montant HT
- Modalité de règlement
- Échéancier
…en plus des éléments légaux :
- Votre identité commerciale (sans adresse) + coordonnées mail et téléphone
- Mention légale de GDS
- Durée de validité du devis
Si besoin, vous trouverez un modèle de devis minimal dans l’onglet Bibliothèque de la Serre.
Attention en cas de modification du devis en cours de prestation, pensez bien à faire signer un nouveau devis, ou un avenant.
Aucune facture ne sera confirmée sans ce justificatif.
Pour rappel : en cas de litige client (non résolu après les 3 relances officielles de GDS) nous envoyons (avec votre accord), au Tribunal de commerce (ou d’Instance), un dossier de demande d’injonction de payer. Ce dossier est recevable, par le tribunal, seulement s’il est accompagné d’un devis signé ou d’un document contractuel.
Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d’aide pour rédiger ou valider la formulation de vos premiers nouveaux devis…. N’hésitez pas à demander !
En vous remerciant de votre coopération,
Magali